Olaf Westmeier* antwortet: „Starten wir klein oder wagen wir sofort die ganz große Lösung?“

„Beim nächsten Mal würde ich das anders machen“, sagt der Projektverantwortliche aus der IT. Gerade hat er erfahren, dass sein langwieriges, komplexes Auswahlverfahren „gekippt“ wurde, weil jetzt noch das Thema „in SAP integrierte Eingangsrechnungsverarbeitung“ hinzukommt. Für den Projektverantwortlichen bedeutet das: erneut die Lieferanten sichten…

 

Spezialisten fragen

Wirklich? Der Projektverantwortliche könnte einfach ein SAP-Archive-Link-zertifiziertes Archivsystem suchen und anschließend einen Spezialisten für den Bereich Rechnungsverarbeitung ansprechen – weil diese Projekte, technisch betrachtet, absolut nichts miteinander zu tun haben.

 

Alles aus einer Hand?

Natürlich wünscht man (hier: die IT) sich „alles aus einer Hand“. „Weniger zu pflegende Schnittstellen“ versprechen die Hersteller zu Recht. Aber deswegen drei Jahre später mit einem Projekt starten, dass sich „richtig gut rechnet“? Deshalb die motivierten Mitarbeiter warten lassen? Was ist, wenn sich der mit Mühe ausgewählte Anbieter als „Flop“ erweist? Wer hat danach noch einmal die Kraft neu durchzustarten? Und das Budget war von der Geschäftsführung doch auch genehmigt…

 

Die Qual mit der Auswahl

Oder da ist der Vertriebsleiter, der in seiner Führungsrunde „erwähnt“ hat, dass es für ihn ganz sinnvoll wäre, wenn die Belege digital archiviert würden. Prompt hat er, der technisch interessierte Vertriebsleiter (!) ein komplexes Dokumentenmanagement- und Workflowprojekt am Hals. Die Lieferanten nerven ihn inzwischen seit einem halben Jahr mit Rückfragen zur ihren Angeboten; er hat die Qual der Wahl aus sieben Angeboten zu je ungefähr 150 Seiten, inklusive Anlagen…

 

IT miteinbeziehen

Meine Empfehlung: Wenn Sie in ihrer Fachabteilung eine gute Idee haben, involvieren Sie die IT. Wenn sie keine „Lösung“ im aktuellen Portfolio hat, überzeugen Sie den oder die IT-Kollegen davon, dass Ihre Abteilungslösung eine Art „Testballon“ für die Zusammenarbeit mit der auszuwählenden Firma sein könnte. Sie führen dann zwei Referenztelefonate mit Anwendern und besuchen einen weiteren. Das ist auf jeden Fall weniger aufwändig als Teil eines längeren Auswahlprozesses zu werden.

 

Motivierter Lieferant

So bekommen Sie Ihre „schnelle Lösung“, die IT ihren „Proof of Concept“ und der Projektverantwortliche den Start seines Auswahlprozesses. Der Lieferant muss schnell und günstig liefern, weil er weiß, dass es noch viel mehr in im Unternehmen „zu holen“ gibt. Er wird sich daher tüchtig Mühe geben und die besten Leute für Ihr „Test-Projekt“ abstellen. Und dass nichts so lange bleibt wie ein „Provisorium“, das wissen wir aus dem anderen Leben, was wir auch noch haben…

Fazit: Nicht auf die anderen warten, sondern Budget besorgen und einfach durchstarten!

Herzlichst – Ihr Olaf Westmeier

 

*Olaf Westmeier ist Key Account Manager bei der EASY SOFTWARE AG. Er berät seit 1999 Unternehmen zu Prozessen im Dokumentenumfeld und berichtet im EASY Blog über konkrete Beispiel aus seiner beruflichen Praxis.