„Think before you invoice“

Buero-Email_Rechnungen

Das kennen Sie sicher auch: Unter einer E-Mail steht „think before you print“. Ein sinnvoller Appell, denn wer nicht reflexartig auf den Druck-Button klickt, spart Stromkosten und Betriebsmittel. Dabei ist die betriebswirtschaftliche Rechnung für die „think before you print“-Bewegung nicht einmal ausschlaggebend. Vielmehr ist es der ökologische Nutzen. Je weniger Papier wir verbrauchen, desto weniger Bäume müssen gefällt und desto mehr Kohlendioxid kann aus der Atmosphäre gebunden werden.

 

Paradefall elektronische Rechnung

Bei der elektronischen Rechnung verhält es sich ähnlich, bloß dass die betriebswirtschaftlichen Argumente die Diskussion dominieren. Das ist logisch, denn die Einführung elektronischer Rechnungsprozesse ist naturgemäß mit Investitionen verbunden – und die muss jedes Unternehmen zunächst gegenrechnen.

 

Starke Argumente

Der betriebswirtschaftliche Mehrwert elektronischer Rechnungen ist offensichtlich: Sie senken Kosten und machen Prozesse schneller, ermöglichen Skontogewinne und führen zu mehr Transparenz. Mehrere Studien haben das bestätigt. Die wichtigsten Argumente, warum es sich rein rechnerisch lohnt, in digitale Rechnungsprozesse zu investieren, finden Sie >hier<.

 

Starke Beispiele

Die „Großen“ machen ihre „Hausaufgaben“ immer häufiger. Viele Telefonanbieter etwa versenden ihre Rechnungen online. Kunden von Stadtwerken, die die Online-Rechnung wählen, erhalten vielerorts Sonderkonditionen. Und zuletzt kündigte Amazon via Facebook an, auf Papierrechnungen verzichten zu wollen.

 

KMU mit offenem Potenzial

An kleinen und mittleren Unternehmen geht die Entwicklung bislang aber meist vorbei – ungeachtet der immensen Potenziale. Den Ende Juni 2014 vorgestellten Standard für elektronisches Invoicing, ZUGFeRD, nutzten einen Monat später gut 50 Unternehmen – da ist noch Luft nach oben.

Laut dem letzten Bericht des Statistischen Bundesamtes zur Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien in Unternehmen (Dezember 2013) verwendeten im vergangenen Jahr lediglich drei Prozent der Unternehmen elektronische Lösungen, die automatisiert weiterverarbeitet werden können. Bei den Unternehmen bis zehn Angestellte tendierte die Bereitschaft gegen Null. Von den Unternehmen bis 50 Angestellte nutzten immerhin sieben Prozent eine solche Lösung. Jedes dritte Unternehmen mit 250 oder mehr Angestellten verfügt ebenfalls darüber.

 

220.000 Tonnen Papier jährlich

Dabei würde sich die Umstellung auch ökologisch bezahlt machen: 220.000 Tonnen Papier wenden Unternehmen jährlich allein in Deutschland für den Versand von Rechnungen auf. Würden alle Rechnungen in Deutschland – immerhin mehr als drei Milliarden im Jahr – elektronisch versendet, ließen sich Kohlendioxidemissionen in Höhe von rund 100.000 Tonnen einsparen, schätzen Experten. Jedenfalls, wenn der Empfänger die Rechnung nicht auf Papier ausdruckt und archiviert. Das würde einen Teil der Einsparung wieder zunichtemachen.

 

Fazit: Die elektronische Rechnung ist betriebswirtschaftlich sinnvoll und schont die Umwelt. Die passende Eingangsrechnungslösung vorausgesetzt…